Để tổ chức một event thành công tốt đẹp và để lại được ấn tượng sâu sắc cho khách tham dự, bạn cần phải có một ý tưởng sáng tạo và kịch bản bài bản. Đồng thời cần phải biết đến những lưu ý khi tổ chức sự kiện. Dưới đây là những điều chẳng thể bỏ qua trong khâu tổ chức event. Hãy tham khảo nhé!

Xem thêm: dịch vụ tổ chức sự kiện

Những việc cần làm trước sự kiện:

Trước sự kiện cốt yếu là khâu chuẩn bị cho việc tổ chức. Một số việc cần ghi nhớ để làm trước khi sự kiện diễn ra như:
- Kiểm tra danh sách khách mời kỹ càng
- thẩm tra các thư mời đã được gửi và được trả lời lại chưa
- rà xem các hoạt động đã lên theo đúng kế hoạch thời gian biểu chưa.
- can dự các bên liên hệ để thuê các thiết bị tương trợ trong khâu tổ chức như âm thanh, ánh sáng,
- Lên danh sách nhân sự chạy chương trình

Trong sự kiện

Về những việc chính cần làm trong sự kiện đã được san sẻ ở bài trước. Dưới đây là một số lưu ý về những việc không nên tội lỗi trong lúc tổ chức sự kiện như:
- Thu thập các vật dụng cần thiết cho sự kiện như : huy chương, trò chơi, vật lưu niệm, giải thưởng hay chứng chỉ.
- Chuẩn bị bộ phận chụp ảnh, ghi hình cho buổi sự kiện
- Chuẩn bị nước uống, ẩm thực cho sự kiện
- Xây dựng sàn diễn, backdrop, các thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng,…
- Chuẩn bị danh sách các vật dụng liên tưởng như : di động, số điện thoại, thẻ thư điện tử cho các thành viên.
- Cho những chỉ dẫn vững chắc để chỉ dẫn các nhóm viên giải quyết các cảnh huống.
- Đảm bảo việc liên lạc với mỗi người để thống nhất thời kì địa điểm cụ thể.

Xem thêm: cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Một số hoạt động sau sự kiện :

Sau sự kiện, đơn vị tổ chức cần thực hiện một số hoạt động sau:
- Gửi thư cảm ơn đến khách mời, các đơn vị tài trợ và những đơn vị đã tương trợ tổ chức sự kiện
- Tính toán tài chính và thiết lập cân đối tài chính
- Tổ chức tiệc thân tình để cảm ơn đơn vị tổ chức
- Gửi tặng quà lưu niệm và các ấn phẩm khác cho những người can hệ
- Gửi bẩm tài chính và bảng kinh phí cho đơn vị tổ chức
- Gửi ảnh cho những người cần sau khi đã xếp đặt và đưa lên trang thông tin của sự kiện
- Ghi nhận những thông báo đánh giá, góp ý từ khách mời tham dự sự kiện
- Tổ chức cuộc họp đánh giá để chuẩn bị tốt hơn cho lần sau